Cómo organizar un evento en Buenos Aires y vender entradas

Paso 1

Definí el concepto, el público y la fecha

Antes de buscar lugar, definí qué evento hacés, para quién y cuánta gente podés convocar de verdad: no la que te gustaría, sino la que traen tus seguidores, los de los artistas y lo que vendiste en fechas anteriores. El formato (fiesta, recital, feria, obra o taller) decide qué habilitación necesita el lugar y qué derechos pagás.

Elegí la fecha con el calendario en la mano

• Feriados: revisá el calendario oficial. Un fin de semana largo puede vaciar la ciudad o llenarte la fiesta, según tu público.
• Superposición: mirá la agenda de los lugares, las ticketeras y los artistas del mismo género: un recital grande esa noche compite por tu público.
• Margen: con más de 1.000 personas, el permiso se pide con 20 días corridos de anticipación como mínimo. Para una primera fecha, te recomendamos seis a ocho semanas entre que cerrás el lugar y el evento.

Paso 2

Armá el presupuesto y calculá el punto de equilibrio

Armá el presupuesto antes de poner el precio, en dos grupos:

• Fijos, que pagás aunque vendas poco: lugar, artistas, sonido y luces, seguridad y puerta, seguro, servicio médico, limpieza, difusión y los profesionales que firman planes o estructuras.
• Variables, que crecen con cada entrada: derechos de autor, que en eventos con entrada se suelen liquidar sobre lo recaudado, impuestos y comisiones de cobro si las absorbés.

Cuántas entradas tenés que vender

Punto de equilibrio en entradas = costos fijos ÷ (precio promedio − costo variable por entrada). El precio promedio mezcla las tandas: la preventa lo baja.

Un ejemplo ilustrativo, con números que no son de mercado: costos fijos de $4.000.000, precio promedio de $12.000 y costos variables del 15% ($1.800). Cada entrada te deja $10.200, así que necesitás vender unas 393. Si el lugar es para 450 personas, tenés que vender casi el 90% solo para empatar: demasiado riesgo. Bajá costos, revisá el precio o buscá un lugar más chico y más barato.

Restá las invitaciones de la capacidad antes de hacer la cuenta: no pagan pero ocupan lugar. Y guardá un colchón para imprevistos.

Paso 3

Elegí un lugar habilitado para ese evento

Que la gente entre no quiere decir que puedas hacer ahí tu evento. En la Ciudad, cada local está habilitado para un rubro y una capacidad, y el evento tiene que entrar en los dos.

Qué habilitación corresponde

• Local de baile clase C: el rubro para fiestas con baile y venta de entradas. Tiene que estar inscripto en el Registro Público de Lugares Bailables, que pide seguro de responsabilidad civil, bomberos con reválida trimestral, plan de evacuación y personal de seguridad.
• Club de música en vivo: hasta 300 espectadores y 500 m², con los recitales como actividad principal. Puede tener bar, pero no funcionar como local de baile con venta de entradas.
• Espacio cultural independiente (Ley 6.063): hasta 300 personas y 500 m², para teatro independiente, peñas, milongas, música en vivo y centros culturales. El baile, solo si está declarado.
• Sala de teatro independiente: hasta 350 espectadores.
• Salón de fiestas privadas: solo se entra por invitación, nunca con entradas vendidas, ni anticipadas ni en la puerta. Si vas a vender, no es tu lugar.
• Bar, café o restaurante: un músico que acompaña la cena no es un recital. Para un recital o una fiesta con entrada, confirmá con tu profesional que tu habilitación lo cubra.

Qué preguntarle al dueño del lugar

• Rubro y capacidad de la habilitación: pedí ver el certificado. Vale la capacidad habilitada, no la que «entra».
• Si el seguro de responsabilidad civil cubre eventos de terceros o te piden uno propio.
• Qué incluye: sonido, luces, técnico, seguridad, limpieza, barra, camarín.
• El acuerdo: alquiler fijo, porcentaje de la puerta, barra para el lugar o mínimo garantizado, y cuándo se liquida.
• Si su licencia de SADAIC y AADI-CAPIF alcanza para un evento tuyo con entrada.
• Qué pasa si se suspende por lluvia, corte de luz o clausura.

Todo por escrito: un WhatsApp no alcanza el día que tenés que devolver entradas.

Paso 4

Pedí los permisos según el tamaño

Qué permiso necesitás depende de la habilitación del lugar y de la cantidad de gente. Salvo en la vía pública, los otorga la Agencia Gubernamental de Control (AGC).

En un lugar habilitado para eso

Si el local está habilitado para esa actividad y no pasás su capacidad, en general funcionás bajo esa habilitación. La excepción más común: en los lugares bailables, cada espectáculo musical en vivo necesita un permiso especial previo de la AGC. Es gratuito, se pide por TAD con la constancia de una nota a la Policía de la Ciudad, y una sola presentación cubre hasta 48 shows en seis meses si no cambian las condiciones.

De 151 a 999 personas, en un lugar sin esa habilitación

Para espectáculos y diversiones eventuales de más de 150 y hasta 999 personas sigue vigente el régimen de permisos especiales del DNU 2/2010 (artículo 18 de la Ley 5.641). Se pide a la Dirección General de Habilitaciones y Permisos de la AGC.

Más de 1.000 personas: evento masivo

Rige la Ley 5.641, modificada en 2024 por la Ley 6.779:

• Registro: el productor tiene que estar inscripto en el Registro Público de Productores de Eventos Masivos, que es gratuito y dura tres años.
• Permiso especial: por TAD, con 20 días corridos de anticipación como mínimo. Si lo pedís tarde, se rechaza automáticamente.
• Requisitos: plano con capacidad por sector y salidas, seguro de responsabilidad civil, autoprotección aprobada por Defensa Civil, informe de impacto acústico, asistencia médica en el lugar, seguridad privada, bomberos, control de acceso electrónico homologado, agua gratis y baños suficientes.
• Capacidad al aire libre: hasta 3 personas por m² si el público mira y 2 si participa, como en una fiesta.
• Bebidas: salvo autorización expresa, solo sin alcohol y en vaso descartable.
• Más de 5.000 personas: el SAME aprueba el plan médico y la Ciudad suma un plan de presencia estatal.

En la vía pública

Se pide como «evento estándar» a la Dirección General de Permisos y Ferias, con 30 días corridos de anticipación. Es gratuito y pide seguro de responsabilidad civil con el Gobierno de la Ciudad como coasegurado, ambulancia, baños químicos desde 150 personas, limpieza posterior e informe eléctrico. El corte de calle solo lo puede pedir una persona jurídica.

Paso 5

Seguros, seguridad y servicio médico

Aunque nadie te lo pida, contratá lo básico: un incidente sin cobertura puede costar más que todo el evento.

• Seguro de responsabilidad civil: obligatorio en masivos, lugares bailables y vía pública. Preguntá si la póliza del lugar cubre eventos de terceros o si te piden una propia, y por qué monto. Si contratás personal, también necesitás ART.
• Seguridad: los lugares bailables contratan personal de seguridad según la Ley 118. En los masivos, la seguridad privada tiene que estar habilitada y el operativo, firmado por un licenciado en seguridad. En uno chico, definí al menos quién controla la puerta.
• Servicio médico: en los masivos, asistencia médica en el lugar, con ambulancia durante todo el evento y socorristas; en la vía pública, ambulancia. En un local chico, preguntá si hay un servicio de emergencias contratado.
• Sistema de Autoprotección (Ley 5.920): el plan de evacuación, con el rol de cada persona. Los locales de menos de 500 m² cubiertos y sin subsuelo lo presentan como declaración jurada; el resto, con un plan de un profesional registrado, que vale dos años. Si sumás escenario o estructuras, hace falta además un informe técnico firmado.

Paso 6

Contratos con artistas y derechos de música

El contrato con cada artista

Aunque sea un DJ amigo, dejá por escrito cuánto cobra (fijo, porcentaje de la puerta o una mezcla) y cuándo, y si es porcentaje, sobre qué. También los horarios de prueba y show, el rider técnico, cuánto difunde, si puede tocar cerca en las semanas previas y qué pasa si cancela alguna de las partes.

SADAIC: los autores de las canciones

En un evento abierto al público con entradas, los derechos de autor siguen siendo exigibles: el Decreto 765/2024 dejó afuera solo los ámbitos privados, como un casamiento. En 2025, los decretos 138 y 150 establecieron que SADAIC solo cobra por los autores que le dieron mandato y que un autor puede autorizar su obra de forma directa; el tema está judicializado. Pedile a SADAIC la liquidación antes de fijar el precio. Si el artista toca solo temas propios y gestiona sus derechos, pedile esa autorización por escrito.

AADI-CAPIF: la música grabada

Cobra por la música grabada que se pasa en público, en nombre de intérpretes y productores discográficos. Una fiesta con DJ la usa; un recital, solo en la música de antes, después y entre bandas. Preguntale al lugar si su licencia alcanza para tu evento.

Paso 7

Armá la venta de entradas

Pedile a la ticketera un QR único por entrada que se valide desde un celular, ventas en tiempo real, los datos de quienes compran y reglas claras sobre el cargo por servicio y cuándo cobrás.

Tipos de entrada, preventa y tandas

• Preventa: precio más bajo con cupo chico. Te da caja y te muestra temprano si el evento camina.
• Tandas: el precio sube cuando se agota cada cupo o cuando llega una fecha. Anunciá cuándo cambia.
• Tipos: general, VIP, mesa o butaca, cada uno con su cupo. La suma, más invitaciones y staff, nunca pasa la capacidad habilitada.
• Límite y puerta: poné un máximo por compra, y que la entrada en la puerta sea más cara que la última tanda y salga del mismo cupo.

Cómo difundir cada tanda lo explicamos en Cómo promocionar un evento y vender más entradas.

Entradas gratuitas e invitaciones

Un evento gratis también tiene capacidad. Pedí registro con entrada gratuita y QR: sabés cuánta gente viene, controlás la puerta y te quedan los contactos. No emitas más entradas que la capacidad; si se llena, lista de espera. Las invitaciones, nominales y con cupo fijo. Y nunca se venden: revender con fines de lucro entradas de un espectáculo masivo, o vender invitaciones de cortesía, es una contravención en la Ciudad (artículo 108 del Código Contravencional), con multa mayor si participa la organización.

Lo que dice la ley sobre la venta

• Precio claro: la Ley 24.240 de Defensa del Consumidor obliga a informar de forma cierta, clara y detallada, y la oferta obliga a quien la hace. Mostrá el precio total, con el cargo por servicio, antes del pago.
• Arrepentimiento: la venta online necesita un «botón de arrepentimiento» (Disposición 954/2025). Con entradas, la compra se puede revocar dentro de los 10 días corridos desde que se recibe la entrada o el comprobante, lo que pase primero, avisando al menos 24 horas antes del evento.
• Cancelación o cambio de fecha: si no cumplís lo ofrecido, salvo caso fortuito o fuerza mayor, quien compró puede exigir el cumplimiento, aceptar algo equivalente, como otra fecha, o pedir la devolución (artículo 10 bis). Si reprogramás, devolvé a quien no pueda ir.
• Tus términos no recortan derechos: las cláusulas que restringen los derechos del consumidor se tienen por no convenidas (artículo 37). Publicá tu política de devoluciones antes de vender.

Paso 8

El día del evento

Antes de abrir

Recorré el lugar con el responsable: salidas despejadas, matafuegos a la vista, baños funcionando. Repasá con el equipo quién hace qué y cómo se evacua, y probá el control de acceso con entradas de prueba.

El acceso

• QR: cada entrada se escanea una vez. Si esperás mucha gente junta, poné más de un punto de control.
• Filas separadas: entradas, lista e invitados, y venta en la puerta.
• Ventanilla: vendé en la puerta desde el mismo sistema, así el cupo es uno solo, con cambio, cobro con tarjeta o QR y un lugar seguro para el efectivo.
• Capacidad: contá quién entra y quién sale. Llegada la capacidad habilitada, se cierra la puerta aunque haya fila.

Staff y plan B

Como mínimo: coordinación, puerta, caja, barra, seguridad y alguien que atienda a las autoridades si hay inspección. Nunca la misma persona en la puerta y en la caja. Tené resuelto antes qué hacer si se cae internet, se corta la luz, llueve o un artista no llega, y quién llama a emergencias.

Paso 9

Después: cobrar, rendir y repetir

Cobrar y rendir

Cerrá puerta y barra con el lugar según el acuerdo, con el reporte de ventas en la mano, y mostraselo a los artistas que cobran porcentaje. Pagá a tus RR.PP. según lo que vendió cada uno, con datos y no con capturas. Pagá derechos y proveedores. Si sos monotributista, todo lo que facturás cuenta para el tope de tu categoría, y un evento grande te puede sacar de ella.

Datos, encuesta y próxima fecha

Usá los contactos de quienes compraron para lo que informaste al pedirlos y dejá que se den de baja: la Ley 25.326 de datos personales también rige para tu lista. Al día siguiente, una encuesta de tres preguntas: qué les gustó, qué cambiarían y si volverían. Y anunciá la próxima fecha mientras el recuerdo está fresco, con preventa primero para quienes vinieron.

Según el caso

Qué cambia según el tipo de evento

Fiesta

Necesitás un local de baile clase C, o el permiso especial si es en otro lugar; un salón de fiestas privadas no sirve para vender entradas. Como suena música grabada, contá con SADAIC y AADI-CAPIF. Si es para mayores, documento en la puerta; las guías de la AGC recuerdan que de 5 a 10 de la mañana no se puede vender alcohol. Las fiestas viven de los RR.PP. y de las tandas.

Recital

El lugar típico es un club de música en vivo o un espacio cultural, de hasta 300 personas. En un lugar bailable, cada show pide el permiso de espectáculo musical en vivo. Cerrá el rider técnico con tiempo.

Evento gastronómico o feria

Quien manipule alimentos necesita el carnet de manipulador de la AGC, gratuito y válido por tres años. En la vía pública, el permiso es el de Permisos y Ferias; en un masivo, la comida y la bebida se declaran y se limitan a lo autorizado. Con expositores, dejá por escrito qué paga cada stand, qué puede vender y que cada uno factura lo suyo.

Obra de teatro

El lugar es una sala de teatro independiente, de hasta 350 espectadores, o un espacio cultural. Los derechos de la obra se pagan a través de Argentores, que representa a los autores teatrales (Ley 20.115); desde el Decreto 208/2025 se cobran según lo que acuerden los autores. Pedí la autorización antes de anunciar. Con butacas numeradas, vendé con plano; si es una temporada, cargá las funciones como fechas de un mismo evento.

Taller o curso

Es un evento chico y con cupo, muchas veces en un bar, un café o un espacio cultural. Aclará qué incluye (materiales, consumición, certificado) y qué pasa si alguien falta. Si es un ciclo, vendé una entrada por todo el ciclo o cada clase como una fecha. Si se cocina, corre el carnet de manipulador.